32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

9

Безліч досліджень (наприклад, дослідження McKinsey Global Institute і UC Irvine) показало, що більшість людей занадто часто відволікається на електронну пошту, а це значно знижує зосередженість на роботі і, як наслідок, продуктивність.

Тому дуже важливо навчитися дисциплінувати себе і перестати так часто перевіряти свою електронну пошту. Я пропоную вам ознайомитися з 32 техніками і хаками, які допоможуть вам грамотно працювати зі своєю поштою, залишаючись при цьому максимально продуктивними.

Отже, почнемо.

32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

Техніки, які допоможуть вам витрачати менше часу на електронну пошту

Техніка №1: Перевірка пошти 2 рази на день

Перш ніж почати застосовувати цю техніку, присвятіть один день відстеження листів, що приходять вам на пошту. На них не треба відповідати, їх не потрібно читати – просто спостерігайте за тим, скільки листів вам приходить, – так у вас з’явиться уявлення про те, наскільки сильно «завантажується» ваш поштовий ящик протягом дня.

Так, спостерігаючи за кількістю вхідних листів за кожну годину (дані краще записувати), ви зможете визначити, які 2 години на вашу скриньку приходить найбільше листів. А потім… почніть перевіряти свою пошту, читати листи та відповідати на них тільки 2 рази в день, в ці 2 години. Вкажіть ці 2 проміжку як час для перевірки пошти у своєму щоденнику або to-do-аркуші, це допоможе вам сформувати звичку.

Читайте також: 7 безкоштовних і мало кому відомих інструментів для більш продуктивної роботи в інтернеті
32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

Техніка №2: Разделывайтесь з кожним новим листом менше ніж за 2 хвилини

Ерік Шмідт, голова ради директорів Google, використовує метод O. H. I. O. («Only Hold It Once»). Ця техніка передбачає негайну відповідь на кожне нове лист менш ніж за 2 хвилини і дозволяє не повертатися до одних і тих же листів по кілька разів.

Але даний метод ефективний тільки для коротких і найбільш важливих листів. Якщо вам прийшло довге лист, не варто відразу перемикатися на нього від попередньої задачі – спочатку доробити її, а потім сміливо приступайте до читання письма. Користь багатозадачності дуже сумнівною – при частій зміні завдань людина часто не може сконцентруватися на жодній з них.

Техніка №3: Система 3 папок

Можна також скористатися системою для організації електронної пошти, яку створила Джина Трапана, засновник Lifehacker, – системою 3 папок. Вона являє собою сортування листів за 3 папок:

  • «Відповісти» – папка з листами, які вимагають відповіді.
  • «Режим очікування» – папка для листів, які повинні бути розглянуті в майбутньому.
  • «Архів» – папка для листів, на які відповідати не потрібно.
  • 32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше
    Читайте також: Як підвищити продуктивність при створенні контенту: 10 важливих рекомендацій для копірайтерів

    Техніка №4: 30-денний челлендж по очищенню пошти

    Щоб навчитися тримати контроль над електронною поштою, потрібно бути дисциплінованим, а дисциплінованість розвивається тільки завдяки практиці. Так чому б не взятися до неї?

    Пропоную вам пройти 30-денний челлендж, протягом якого ви зможете прочитати всі листи і відповісти на них, видалити ту непотрібну масу повідомлень, яка «завантажує» ваш поштовий ящик, залишивши то кількість листів, яка поміщається на одну сторінку у вашій електронній пошті (стандартне кількість листів на сторінці в Gmail – 50, в «Яндекс.Поштою» – 45, Mail.ru – 25).

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Щоб пройти цей челендж визначте, скільки листів ви будете перевіряти кожен день протягом місяця, розділивши їх загальна кількість на 30, – і приступайте до роботи. Коли ви очистите свій ящик, привчіть себе не «захаращувати» його, – відповідайте на кожне нове повідомлення протягом 24 годин.

    Проведення такого челлендж в кінцевому підсумку дозволить вам не тільки дисциплінувати себе, але і прискорити свою роботу і позбутися від почуття, що ваш поштовий ящик – неприрученный звір.

    Читайте також: Працюйте краще: огляд 19 інструментів для продуктивної роботи

    Техніка №5: Один місяць скасування підписок

    Приділіть один місяць на те, щоб відписатися від непотрібних email-підписок, раз і назавжди. Перегляньте всі листи з підписками і визначіться – чи хочете ви далі отримувати такі повідомлення або хочете відписатися. Не треба нічого читати або видаляти – просто зробіть вибір. Звичайно, це може зайняти багато часу, але якщо ви не хочете і далі отримувати гори непотрібних вам листів, доведеться цим зайнятися.

    Техніка №6: Режим «Спринт і відпочинок»

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Ви зможете краще розпоряджатися своїм часом, якщо будете чергувати 90 хвилин «відпочинку», протягом яких ви будете виконувати завдання з низькою ймовірністю стресу (наприклад, сортування листів і управління вхідними листами), з 90 хвилинами активної роботи, яка потребує високий рівень бойової готовності. Або ж чергувати 90 хвилин роботи з 15-20 хвилинами відпочинку.

    Про користь чергування періодів роботи і відпочинку знав нейрофізіолог Натаніел Клейтман, який брав участь в описі фази швидкого сну: він спостерігав, як у сні у людини 90-хвилинними періодами чергується легкий і глибокий сон. Клейтман виявив, що теж саме відбувається і протягом дня – то наступають більш інтенсивні 90 хвилин, то менш інтенсивні.

    Після 90-хвилинної роботи в режимі високої інтенсивності починають виділятися гормони стресу, необхідні для отримання нової енергії. В результаті ефективність роботи префронтальної кори головного мозку починає знижуватися, і людина втрачає свою сконцентрованість і можливість ясно міркувати.

    Читайте також: Безсоння у світі бізнесу: як відключити свій мозок, коли не можеш перестати думати

    Техніка №7: Киї нагороди Чарльза Дахигга

    Чарльз Дахигг, автор книги «Сила звички», розробив цілу систему по роботі з звичками і їх усунення. Ось які поради він дає:

  • Распознайте «кий» або той імпульс, що спонукає до цієї звички.
  • Распознайте нагороду, яку ви отримуєте завдяки цій звичці.
  • Замініть свою звичку на більш корисну, при цьому на неї повинен бути націлений той же кий і надана така ж нагорода або її варіант.
  • Отже, якщо у вас є звичка часто відстежувати пошту, в першу чергу распознайте кий. Задайте питання: «Що спонукає мене перевіряти пошту так часто?», «В який час я роблю це частіше і чому?», «Чим я займався перед тим, як з’явилася думка про перевірку пошти?». Ці питання повинні наштовхнути вас на причину вашої звички. Може бути, все з-за того, що ви звикли перевіряти пошту відразу після того, як перевіряєте Facebook, бо вони стоять один за одним на панелі закладок?

    А тепер распознайте нагороду. Що викликає таке пристрасне бажання прочитати лист? Може бути боязнь пропустити щось важливе, а може вам просто не подобається завдання, над яким ви зараз працюєте, і свідомо і підсвідомо намагаєтеся від неї втекти?

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    З’ясуйте, що вам подобається в цій звичці (спілкування з новими людьми, перегляд новин, відволікання від нецікавої роботи), і замініть цю звичку на ту, яка буде працювати на вас. У цьому випадку можна допомогти використання автовідповідача – ви будете займатися своїми справами, але при цьому не втрачати зв’язок із зовнішнім світом (точніше, автовідповідач це буде робити за вас).

    Читайте також: Як закріпити нові звички: 5 ефективних рекомендацій

    Техніка №8: Перегляньте лист-Виділіть на нього час-Задайте собі питання (Scan-Block-Ask)

    Ефективно працювати зі своєю електронною поштою можна використовуючи систему Scan-Block-Ask. Вона складається з 3-х кроків:

    1. Перегляньте лист (Scan)

    Вранці перегляньте, скільки у вас найбільш важливих і термінових листів, потім закрийте вашу поштову скриньку і відкрийте актуальний to-do-лист.

    2. Виділіть на нього час (Block)

    Виділіть час у вашому to-do-аркуші для обробки листів і приступите до неї. Іноді на це може йти по 30 хвилин, іноді це буде займати багато часу, і якщо ви коли-небудь «застрягнете» на якомусь листі…

    3. Задайте собі питання (Ask)

    Під час роботи з листом запитайте себе: «Це правда найкорисніше, що я міг би займатися в даний момент?». В більшості випадків відповідь буде «ні». І тоді ви зможете повернутися до більш важливим завданням або прискорити темп вивчення листів.

    Техніка №9: Сортування листів

    Є в англійській мові слово triage, яке позначає процес визначення пріоритету лікування пацієнтів, заснований на тяжкості стану. Зараз це слово найчастіше перекладається як «сортування».

    Зробивши екскурс в історію цього слова, ми зможемо зрозуміти, як розуміння суті даного медичного явища може вам допомогти ефективно сортувати електронні листи.

    Концепція явища «сортування» була створена під час наполеонских воєн, завдяки головному хірургу Наполеона, Домініку Жан Ларрею. Він придумав процес визначення пріоритету лікування поранених пацієнтів в залежності від їх стану.

    Читайте також: Вибираємо найкращий email-сервіс: огляд та порівняння 25 найбільш популярних компаній на ринку

    Всіх пацієнтів він поділяв на 3 категорії:

    1. Ті, хто, ймовірно, помруть, незалежно від того, яку допомогу отримають.

    Їм зазвичай дають морфій і забезпечують максимальним комфортом.

    2. Ті, хто, ймовірно, виживуть, незалежно від того, яку допомогу отримають.

    Їх лікарі лікують і швидко відправляють додому, що дозволяє їм концентруватися на лікуванні більш тяжких пацієнтів.

    3. Ті, кому негайне лікування може допомогти вижити.

    Лікарі борються за життя цих пацієнтів і найбільше сил витрачають саме на них.

    Таку ж концепцію можна застосувати у своїй роботі з поштовою скринькою. Можна розділити листа на 3 категорії:

  • Листи, які повинні бути видалено (наприклад, рекламні листи і повідомлення з соціальних мереж).
  • Листи, на які можна відповісти швидко.
  • Листи, що вимагають підвищеної уваги, сил і часу (наприклад, лист від клієнта або колеги, вимагає об’ємний відповідь).
  • Email-хакі для підвищення продуктивності

    Можна стати набагато продуктивніше, якщо користуватися невеликими хитрощами, прийомами і корисними функціями, захованими в поштових сервісах, якими ви користуєтеся. Ми розглянемо email-хакі, які можна використовувати в Mail.ru, «Яндекс.Поштою» і Gmail.

    Читайте також: Як зробити розсилку ефективною: 20 чумовых рад

    Mail.ru

    Розглянемо цікаві email-хакі, якими можна скористатися в поштовому сервісі Mail.ru.

    1. Гарячі клавіші

    • Написати листа – «n».
    • Відправити листа – «Ctrl» + «Enter».
    • Прикріпити файл – «+».
    • Відповісти – «r».
    • Видалити – «Del».
    • Позначити прапорцем/Зняти прапорець – «i».
    • Попередня/наступна сторінка в списку листів Ctrl» + «←» / «→».
    • Попереднє/наступне лист Ctrl» + «↑»/ «↓».
    • Довідка з швидких клавіш – Shift» + «?».

    2. Створення папок

    В Mail.ru можна створювати папки, які можуть допомогти вам краще організувати свої листи.

    Щоб створити нову папку, натисніть на кнопку «Налаштувати теки» в меню зліва.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Потім натисніть «Додати папку».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    У вікні введіть назву, місцеположення теки і клацніть на «Додати».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Папка з’явиться в меню зліва.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    3. Календар Mail.ru

    Якщо ви часто користуєтеся поштовою скринькою і при цьому любите займатися плануванням, календар на Mail.ru може допомогти вам заощадити час. Щоб включити його, натисніть на «Календар» у верхньому меню.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    У календарі можна створювати особисті та робочі завдання, а також стежити за святами Росії. Щоб створити завдання або зустріч, потрібно ввести в рядок і натиснути «Enter» у місці, зазначеному на скріншоті нижче.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    4. Правила фільтрації

    В Mail.ru можна застосовувати правила фільтрації, щоб виводити отримані з розсилок листи. Ця функція зможе впорядкувати всі ваші листи на пошті за кілька хвилин.

    Щоб здійснити автоматичну фільтрацію розсилок, потрібно зайти в «Налаштування», потім розділ «Правила фільтрації» в меню зліва, і далі додати фільтри і пересилання на інший поштова адреса (якщо в цьому є необхідність).

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    При додаванні фільтра необхідно вказати умови і дії, які будуть відбуватися при їх виконанні. Наприклад, можна вказати певне ім’я у полі «Від кого» і позначити галочкою пункт «Видалити», і ви зможете видалити листи від небажаних відправників. Або навпаки, додати листи від певного користувача в окрему папку.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Далі натисніть кнопку «Налаштувати фільтрацію розсилок», і ваші листи будуть автоматично розподілені по 3-м папок: «Соціальні мережі», «Знижки», «Листування».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Потім відкриється вікно з вашими розсилками, автоматично розподіленими по папках. Ви можете самі перемістити потрібні розсилки в відповідні папки, наприклад, з папки «Вхідні» в «Спам».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Після закінчення процесу фільтрації можна зайти в розділ «Папки і фільтри» («Налаштувати папки» – у меню зліва під «Кошиком»), вибрати потрібну папку і натиснути «Очистити». Так ви зможете позбутися тонн листів за лічені секунди.

    5. Пошта з інших скриньок

    Якщо у вас створено багато скриньки на різних поштових серверах, ви можете значно спростити роботу з ними, отримуючи всі листи на Mail.ru. Пошту Mail.ru можна інтегрувати з такими поштовими скриньками, як Gmail, Яндекс, Yahoo!, Outlook і т. д.

    Для цього треба зайти в «Налаштування», потім розділ «Пошта з інших скриньок» у меню зліва. А потім ввести дані скриньки та натиснути «Додати ящик».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше
    Читайте також: 7 безкоштовних і мало кому відомих інструментів для більш продуктивної роботи в інтернеті

    6. Автовідповідач

    В Mail.ru також можна скористатися функцією автовідповідача, що дозволить вам не відволікатися від своєї роботи на нові листи. Зайдіть в розділ «Автовідповідач» в налаштуваннях, введіть текст і час, протягом якого автовідповідач буде працювати, натисніть «ВКЛ» і «Зберегти».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Тепер у той час, коли ви будете зайняті, відправники будуть поінформовані про це.

    «Яндекс.Пошта»

    В «Яндекс.Поштою» також можна знайти цікаві прийоми, які дозволять заощадити час, проведений в пошті.

    1. Швидкі клавіші

    • Написати листа – «w», «c».
    • Відправити листа – «Ctrl» + «Enter».
    • Видалити – «Del».
    • Позначити прапорцем/Зняти прапорець – «Shift» + «i».
    • Попереднє/наступне лист – «p» або «n» / «j» або «k».
    • Довідка з швидких клавіш – Shift» + «?».

    2. Створення папок

    В «Яндекс Поштою» також можна створювати папки, в які можна додавати різні за темами або ступеня важливості листа. Щоб це зробити, натисніть кнопку «створити папку» в меню зліва.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Введіть назву папки і слова, які повинні міститися в тих листах, які будуть додаватися в цю папку.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Так створена папка буде виглядати.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    3. Створення міток

    В «Яндекс.Поштою» можна створити свою власну мітку – певний текст, виділений кольором.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Ось так буде виглядати створена мітка.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    4. Правила обробки вхідної пошти

    Правила обробки вхідної пошти на «Яндекс.Поштою» дозволяють розподіляти вхідні листи по папкам, видаляти їх при отриманні, пересилати на іншу адресу, встановлювати автовідповідач і т. д.

    Щоб приступити до роботи з вхідними листами, зайдіть в «Всі налаштування», а потім – в «Правила обробки вхідної пошти».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Натисніть «Створити правило», щоб встановити умову і наступне за ним дію для листів.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    У формі, що з’явилася, заповніть пункти «Якщо» і «Виконати дію». Потім натисніть «Створити правило».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Можна створити правило, яке буде видаляти певні листи при отриманні, пересувати їх у вказану папку, пересилати в іншу поштову скриньку, а також створити автовідповідач (пункт «Відповісти наступним текстом»).

    Читайте також: Як знайти email людини: повне керівництво

    5. Збір пошти з інших поштових скриньок

    В «Яндекс.Поштою» також можна перенаправляти пошту з різних поштових скриньок (Mail.ru, Gmail і інших серверів, що підтримують протокол POP3 або IMAP).

    Для цього потрібно зайти у «Всі налаштування», а далі – «Збір пошти». Введіть адресу і пароль пошти, яку ви хочете прив’язати до аккаунту «Яндекс.Пошти», та натисніть кнопку «Включити збирач».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    6. «Справи»

    «Справи» – це нагадування, яка допоможе вам вчасно згадати про свої завдання, не виходячи з пошти. Щоб скористатися їй, потрібно зайти в «Всі налаштування», далі – в розділ «Справи» і поставити галочку навпроти фрази «Показувати Справи на сторінках пошти».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    У вікні вашої пошти в лівому нижньому кутку з’явиться віконце «Додати справа» з меню, що розкривається. Спочатку створіть список завдань, а потім додайте самі завдання. До них можна вказати дату.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Після виконання тієї чи іншої справи потрібно позначити його прапорцем, і воно зникне.

    Gmail

    Gmail – рекордсмен за кількістю корисних функцій. Розглянемо деякі з них.

    1. Швидкі клавіші

    Щоб увімкнути функцію швидких клавіш зайдіть в «Налаштування», далі – «Загальні», і знайдіть «Швидкі клавіші».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Клікніть «Включити», а потім внизу сторінки натисніть «Зберегти зміни». Тепер можна користуватися швидкими клавішами:

    • Написати листа – «c».
    • Відправити листа – «Ctrl» + «Enter».
    • Відповісти – «r».
    • Видалити – «#».
    • Позначити як важливе – «+» або «=».
    • Попередня/наступна сторінка в списку листів – «~» / «`».
    • Попереднє/наступне лист – «p» / «n».
    • Довідка з швидких клавіш – «?».

    Також в Gmail доступна функція «швидкі клавіші», яка дозволяє користувачу самому налаштувати поєднання швидких клавіш. Щоб включити її, зайдіть в «Налаштування», потім « Лабораторію» і знайдіть «швидкі клавіші». Натисніть Кнопку «Включити».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    2. Швидкі посилання

    З допомогою цієї функції можна створювати ярлики для швидкого доступу до листів, сайтів і налаштувань.

    Щоб включити «Швидкі посилання» зайдіть в «Налаштування», а потім в «Лабораторію», виберіть «Швидкі посилання, натисніть кнопку «Включити» і «Зберегти зміни» внизу сторінки.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Щоб додати швидку посилання зайдіть на сторінку, до якої ви хочете зробити швидкий доступ, клікніть на значок трикрапки, натисніть «Додати швидку посилання» в лівій панелі, введіть назву посилання та натисніть «ОК».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Всі швидкі посилання з’являться в меню зліва.

    «Розумні ярлики»

    Функція розумних ярликів автоматично визначає категорію входять листів на основі заздалегідь заданих міток, а також дозволяє створювати нові ярлики (папки) для різних типів листів.

    Щоб увімкнути цю функцію, зайдіть в «Лабораторію» в «Налаштуваннях», знайдіть розділ «Розумні ярлики», натисніть кнопку «Включити», а потім клацніть «Зберегти зміни».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    А тепер створіть ярлики для кожного типу листів. В лівій панелі вашої поштової скриньки натисніть на кнопку «Створити ярлик». Введіть назву нового ярлика і натисніть «Створити».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Подивитися свої розумні ярлики можна в меню зліва під розділом «Категорії». Перенесіть листи в кожну з груп методом drag&drop.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Щоб знайти листи, додані в ці ярлики, потрібно вказати слова для пошуку. Для цього спочатку увімкніть функцію «Додаткові папки» «Лабораторії», а потім зайдіть в «Налаштування» > «Кілька папок «Вхідні» та введіть слова для пошуку, використовуючи формат «is:назву ярлика».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Далі натисніть «Зберегти зміни». Тепер ви можете шукати листи, які відносяться до різних ярликів, в пошуку Gmail.

    Також можна вказати для листів ярлика свій колір. Для цього натисніть на стрілочку біля ярлика, потім у меню, натисніть «Колір ярлика» і виберіть потрібний колір.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    «Зірки»

    З допомогою цієї функції можна включити декілька міток – зірок різних кольорів і використовувати їх для позначення різних тем і ступеня важливості листів.

    Щоб встановити зірки зайдіть в «Налаштування», потім в «Загальні» і прокрутіть сторінку до розділу «Зірки». Далі все, що вам потрібно буде зробити, це перетягнути зірки з розділу «Не використовується» в розділ «Використовується» і натиснути «Зберегти зміни» внизу сторінки.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Щоб поставити зірочки, натисніть на то місце, де раніше знаходився прапорець. Якщо ви будете натискати кілька разів, колір зірочок раз за разом буде змінюватися – так ви зможете розподілити листи по різних групах.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Настройка папки «Вхідні»

    Щоб застосувати настройки до папки «Вхідні», зайдіть в «Налаштування», а потім – в папку «Вхідні».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Ось, що ці налаштування дозволяють зробити:

    Розподілити вхідні листи за категоріями.

    Поставте галочки навпроти категорій, за якими ви хочете сортувати листи. Листи, що не входять в ці категорії, будуть перенаправлені в папку «Несортовані».

    Включити маркери важливості, які Gmail визначає шляхом відстеження ваших дій та їх аналізу.

    Застосувати фільтри.

    Не забудьте натиснути «Зберегти зміни» внизу сторінки.

    Читайте також: Email-маркетинг: 9 хаків, які гарантовано підвищують відгук аудиторії

    Фільтри і заблоковані адреси

    Щоб створити фільтри до вхідних листів, а також заблокувати отримання листів від небажаних користувачів, зайдіть в розділ «Фільтри і заблоковані адреси».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Ви зможете створити новий фільтр і імпортувати фільтри з комп’ютера.

    Натисніть «Створити новий фільтр» і приступайте до заповнення форми для нового фільтра.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Потім вкажіть, які дії будуть вчинятися під час виконання в листі зазначеним умовам.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Фільтр створений. Зверніть увагу, що готові фільтри можна експортувати у форматі XML.

    Якщо ви не хочете отримувати листи від конкретного користувача, введіть адресу пошти у поле «Від» (на першій сторінці форми) і поставте галочку навпроти «Видалити» (на другій сторінці форми).

    Читайте також: Що писати в темі email-листи: 80+ російських прикладів

    Функція «Скасувати відправлення»

    Напевно, у кожного був такий випадок: ви закінчили писати лист, натиснули «Відправити» і відразу ж зрозуміли, що зробили помилку і бажаєте більше, ніж що б то не було на світі, скасувати відправлення.

    В Gmail ви можете це зробити. Відкрийте «Установки», а потім «Загальні», знайдіть функцію «Скасувати надсилання» й увімкніть її. Не забудьте натиснути «Зберегти зміни» внизу сторінки.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Тепер ви можете скасувати надсилання листа, – наступного разу, коли ви випадково надішлете листа і захочете скасувати його відправлення, вам потрібно буде натиснути на кнопку «Скасувати» на жовтій смужці зверху.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Автовідповідач

    Також ви можете скористатися функцією автовідповідача. Щоб його підключити, зайдіть в «налаштування» (в налаштуваннях), перейдіть до розділу «Автовідповідач» та натисніть кнопку «Включити автовідповідач», встановіть час його дії і введіть текст. Натисніть «Зберегти зміни».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Календар Google

    В Gmail також можна включити вбудований календар. Щоб ним скористатися, знайдіть в «Лабораторії» функцію «Гаджет «Календар Google», натисніть кнопку «Включити» і «Зберегти зміни».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Календар Google з’явиться в меню зліва.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Натисніть «Додати», і тоді відкриється в новій вкладці «Календар Google». Введіть необхідну інформацію для створення заходи/завдання.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    До речі, можна набагато простіше створити захід прямо в календарі.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Після додавання заходів у календарі заходимо знову на пошту, оновлюємо її і бачимо, що всі найближчі заходи відображаються прямо в пошті.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Шаблони відповідей

    Якщо ви знову і знову створюєте однотипні листа, ви можете істотно заощадити свій час, якщо будете використовувати шаблони. Приділіть на їх написання хоча б 10 хвилин.

    Ви можете створити їх прямо в Gmail – для цього зайдіть в «Лабораторію» знайдіть функцію «Шаблони відповідей» і натисніть кнопку «Включити». Потім натисніть «Зберегти зміни» внизу сторінки.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Щоб створити шаблон, напишіть листа певного типу і натисніть на маленьку стрілку в правому нижньому кутку. Виберіть «Шаблони відповідей», а потім – «Створити новий відповідь». Далі введіть назву шаблону і натисніть «ОК».

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Кожен раз, коли ви захочете використовувати шаблон, просто натисніть на цю маленьку стрілочку і виберіть той шаблон, який вам підходить.

    Читайте також: Як створити круту підпис email: огляд програм і практичні поради

    Швидке завантаження

    Пошта Gmail оновлюється досить повільно, але, при бажанні, і цього можна уникнути. Якщо ви додасте код «/?ui=html» наприкінці URL вашого Gmail, ваша сторінка Gmail завантажиться миттєво. Але мінус в тому, що на додавання коду теж доведеться витрачати зайві секунди.

    Є й інший вихід – якщо при перезавантаженні ви встигнете натиснути на «Завантажити базову HTML-версію»…

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    … ви перейдете на HTML-версію сайту і зможете оновлювати вашу пошту миттєво.

    32 email-хака, або Як стати ще продуктивніше

    Отже, ми розглянули 32 email-хака, з допомогою яких ви можете працювати набагато продуктивніше. Сподіваюся, що дана інформація була корисною для вас. А які прийоми використовуєте ви при роботі з електронною поштою? Пишіть про це в коментарях.