Розділяй і володарюй: 14 безкоштовних сервісів для управління маркетинговими проектами

Коли над проектом одночасно працює 5-10 осіб, організувати процес буває непросто. Множаться ланцюжка в електронній пошті, а інформація все одно доходить із запізненням, терміни горять, на обговорення і узгодження йде багато часу. Рано чи пізно кожна команда починає шукати вихід з цієї ситуації. Самий простий і надійний менеджер завдань — програма, яка автоматизує левову частку організаційних моментів. Але як вибрати підходящу, ту, яка ідеально впишеться в робочу схему і справді буде економити час, а не забирати його? Подібних хмарних сервісів зараз дуже багато. У цьому огляді я вирішила зупинитися на тих, які заощадять час і гроші.

Зміст:

Trello

Онлайн-сервіс для планування завдань і управління невеликими проектами. В основі лежить японська система канбан, що перейшла в веб з виробничої сфери. Розробники Trello зуміли реалізувати головний принцип японців — «точно в строк». Сервіс однаково добре вирішує задачі управління проектами та підвищення особистої ефективності. Робочий простір Trello — це система дощок, списків і карток, допомагає організувати проекти, ідеї та завдання.

Переваги

• Багатофункціональність. Trello — це таск-менеджер, щоденник, форум для обговорення ідей і органайзер для зберігання корисних посилань, статей, зображень та відео.
• Наочність. Всі завдання за проектом відображаються на одній дошці.
• Простота. З інтуїтивним інтерфейсом легко розібратися самостійно.
• Можливість інтеграції з іншими сервісами — Dropbox, Google Диск, Gmail, Evernote, Google Calendar, усього близько 30.
• Гнучкість. Кожна картка Trello і сам сервіс налаштовується під конкретні завдання.
• Десктопні та мобільні додатки.
• Кількість проектів і учасників не обмежена.

Недоліки

• Не підходить для складних проектів, що потребують великої деталізації. Кількість карток, списків і дощок зростає настільки, що в них стає важко орієнтуватися.
• Потрібно витратити час на налаштування і підключення сторонніх сервісів для максимальної ефективності.
• Немає діаграми Ганта, ілюструє графік робіт за проектом.

Коротка інструкція

Для роботи з сервісом потрібно зареєструватися (або підключитися за допомогою облікового запису Google) і підтвердити реєстрацію в листі. Дошки, списки і картки створюються одним кліком — вбиваємо назва, натискаємо Enter. Самий гнучкий елемент системи — картка, у неї ж найбільше налаштувань. Дошки і списки служать в основному для структурування завдань.

Кожна картка — це одна задача, до якої додається опис (1), учасники (2), кольорові мітки (3), чек-лист або to-do-список (4), потім встановлюється дедлайн (5) і прикладаються файли (6). Закінчивши роботу з карткою або листом, їх потрібно заархівувати, а дошку — закрити. Майже всі дії в Trello можна здійснювати декількома способами, простіше всього за допомогою drug&drop.

Безкоштовно

У базовій версії можна додавати необмежену кількість дощок, списків, карток та учасників. Доступні інтеграції з Google Диск і Dropbox, а також 10 МБ для зберігання файлів.

Платно

На двох тарифних планах — Business Class (9,99 дол. За користувача в місяць) та Enterprise (ціна договірна) — доступні 250 МБ для зберігання файлів, колекції дощок, призначені для користувача фони і стікери, інтеграція з Evernote, Github, Mailchimp, Salesforce і деякими іншими сервісами, а також підвищені заходи безпеки і пріоритетна технічна підтримка.

«Бітрікс24»

За визначенням авторів продукту, це соціальна мережа для роботи. На ділі функціонал сервісу виходить далеко за рамки менеджера завдань, охоплюючи взаємодія з клієнтами, облік робочого часу та ще з десяток бізнес-процесів. Але в рамках цього огляду ми не будемо їх стосуватися і розглянемо тільки ті, що допомагають ефективно управляти проектами. Для цих цілей у «Бітрікс24» є можливість додавати завдання, призначати відповідальних, встановлювати дедлайни, вести обговорення і відслідковувати прогрес. А функціонал соціальних мереж дозволяє швидко обмінюватися інформацією і висловлювати свою думку.

Переваги

• Багато можливостей. «Бітрікс24» — повноцінний корпоративний портал.
• Хмарне сховище файлів з контролем версій. Редагувати їх можна прямо в системі.
• Вбудований месенджер і можливість обмінюватися повідомленнями, не залишаючи системи.
• Інтеграція з іншими продуктами Бітрікс, включаючи CRM і CMS.
• Мобільна і десктопна версії.
• Діаграма Ганта.

Недоліки

• Складний і перевантажений інтерфейс. Щоб використовувати можливості сервісу на повну потужність, доведеться довго його вивчати.
• Не надто розторопна техпідтримка.
• Потрібно витратити багато часу, щоб повністю налаштувати систему під потреби своєї команди.
• «Жива стрічка» займає більшу частину робочого простору, яке можна було б використовувати ефективніше.

Коротка інструкція

За «Бітрікс24» можна написати повноцінне керівництво користувача сторінок на 100, тому зараз коротко пройдемося по основним функціям. Реєстрація в сервісі займає буквально пару хвилин. Головна сторінка порталу — це «Жива стрічка» з вертикальним меню зліва і декількома інформаційними блоками праворуч — «Найближчі події», «Мої завдання» та інші. Створити нову групу, завдання, подія або запросити співробітника можна за допомогою кнопки «Додати» в лівому верхньому кутку. Усередині різних груп зручно працювати над окремими проектами, зібравши там співробітників, файли та інформацію.

У формі, потрібно ввести заголовок (1) і опис. Можна прикріпити чек-лист (3), щоб відслідковувати прогрес. Файли (2) завантажуються кількома способами: з комп’ютера за допомогою drag’n’drop (4), з хмарного сховища «Бітрікс24» (5), з віртуальних дисків Google Drive, Dropbox і (6) або створюються в додатках пакету MS Office (7). Щоб працівник отримав повідомлення про нове завдання, його потрібно додати до неї, призначивши відповідальним (8), спостерігачем або співвиконавцем. Якщо справа термінова, краще встановити дедлайн (9). Поставити задачу можна кнопкою (10) або комбінацією клавіш ctrl+enter. Для обговорення проектів використовується функціонал соцмереж — коментарі і лайки.

Безкоштовно

Тариф «Проект» включає 12 бізнес-користувачів і 5 ГБ місця на віртуальному диску. Доступні більшість можливостей платних версій (телефонія, чат і відеодзвінки між співробітниками, CRM та інші), але вони трохи урізані.

Платно

Платних тарифу 3 — «Проект+» (990 руб./міс.), «Команда» (5490 руб/міс.) і «Компанія» (10 990 руб./міс.). Їх власникам доступні функції «бізнес-процеси», «облік робочого часу», «зібрання і наради», розширені опції базового тарифу і деякі додаткові параметри.

Worksection

Worksection – ще один зручний та наочний онлайн-сервіс для командної роботи над проектами. Крім таск-менеджера, частково виконує функції CRM. З стандартного набору опцій — проекти і завдання, повідомлення і нагадування, коментарі і наочне відображення прогресу у відсотках. Знайомство з сервісом починається з невеликого екскурсу по основних функцій, що дозволяє швидко втягнутися в роботу.

Переваги

• Дашборд. Наочне відображення поточного стану всіх проектів на одному екрані.
• Простий і доступний інтерфейс.
• Гарячі клавіші.
• Мобільний додаток.
• Кількість користувачів не обмежена.
• Хмарне сховище файлів.
• Регулярні оновлення.
• Налаштування доступів.
• В одному обліковому записі можна вести проекти по кільком компаніям.
• Інтеграція з сервісами Google — «Диск», «Документи» і «Календар».

Недоліки

• Немає можливості занести в календар дзвінок, зустріч чи інша подія, лише завдання.
• Багато потрібні функції (наприклад, діаграма Ганта) недоступні в безкоштовній версії.
• Незручний пошук.
• Заплутане верхнє меню.

Коротка інструкція

Завдання ставляться тільки в рамках проектів. Щоб створити новий, потрібно натиснути кнопку на головній сторінці або в розділі «Проекти». При цьому відразу вискакує форма, пропонує запросити в сервіс нових користувачів. На сторінці потрібно заповнити дані по проекту — назву (1) і опис. Можна прикласти документи і файли (2) або створити їх (3). Ці кнопки відкривають у новій вкладці Google Документи або Google Таблиці. Далі потрібно встановити строки (4) і спрогнозувати витрати (5), а потім — призначити керівника (6) і відповідальних (7).

Після того, як ми натискаємо кнопку «Створити проект», Worksection пропонує нам додати нове завдання. Цей процес майже аналогічний створенню проекту — назва, опис, файли, відповідальний, розрахунок витрат і термінів. Але є і відмінності — завдань можна встановлювати пріоритети (1) і вішати мітки (2), а також ставити більш жорсткий дедлайн — конкретний час, до якого завдання повинно бути виконано.

Безкоштовно

Функціонал цього тарифу досить мізерний, хоч і не обмежений за часом і кількістю користувачів. Одночасно можна вести лише 2 проекту, а обсяг файлового сховища — усього 0,1 ГБ. Також доступний календар.

Платно

Тарифів 4 — від 9 до 99 дол. в місяць. В залежності від обраної версії до функціоналу додаються таймер, діаграма Ганта, облік фінансів, SSL шифрування, FTP сховище і резервне копіювання даних.

Asana

Англомовний сервіс для спільного управління завданнями. Зі звичного функціоналу в арсеналі Asana є проекти, задачі і підзадачі. Однак творці таск-менеджера в плані деталізації пішли ще далі — в рамках одного проекту можна розділяти завдання на підрозділи — секції. А за рахунок того, що завдання вільно переміщаються з однієї секції в іншу, зручно використовувати схему: to do — doing — done. Коли виконаних завдань і проектів стає занадто багато, їх можна відправити в архів. Для кожного елемента встановлюються дедлайни і теги, можна ставити лайки, писати коментарі та додавати підзадачі (часто вони використовуються як чек-лист або to-do список). Якщо працівників багато, а проекти і завдання різнопланові, їх краще розділити з робочим областях, щоб не плутатися і не захаращувати робочий простір. Для цього в Asana є елемент Worksection.

Переваги

• Гнучка багаторівнева структура добре підходить для проектів, що вимагають деталізації.
• Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.
• Дашборд наочно ілюструє прогрес по всіх проектах в рамках однієї робочої області.
• Гарячі клавіші.
• Зручний пошук.
• Миттєва синхронізація на різних пристроях.
• Інтеграція з Dropbox і Google Drive.
• Хмарне сховище.

Недоліки

• Немає діаграми Ганта.
• Не можна відстежити прогрес у відсотках.
• Немає російськомовної версії.
• Немає вбудованого месенджера і можливості обміну файлами.

Коротка інструкція

Новий проект створюється одним кліком на іконку «+» напроти пункту меню Projects (1). У форму потрібно вбити назва (2) і вибрати доступ — публічний, приватний або приватний групи (3). Остання опція доступна тільки на платному тариф. Якщо переключитися на іншу вкладку (4), можна вибрати шаблон («вступний», «редакційний календар», «відстеження багів», «підбір персоналу» та ін), але більшість з них також доступні тільки в платній версії. Дедлайн по всьому проектом встановлюється у вкладці Progress (верхнє меню під назвою проекту).

При кліку на кнопці Add Task (1) справа відкривається форма нової задачі. В ній потрібно ввести назву (2) і опис (якщо в цьому полі написати назву іншого завдання, проекту або користувача після @, з’явиться активне посилання) (3). Далі можна призначити відповідальних (4), встановити дедлайн (5), поставити лайк (6) і теги (7), створити підзадачі (8) і причепити файли (9). Підзавдання відображаються у вигляді чек-листа, для кожного пункту теж є можливість встановити виконавця, крайній термін і залишити коментар (10). Зберігати завдання не треба, треба просто закрити форму.

Безкоштовно

В стартової версії можна створювати необмежену кількість робочих просторів, але в кожному з них може працювати не більше 15 користувачів. Доступні календар, хмарне сховище, всі основні інструменти роботи з проектами та завданнями і деякі звіти.

Платно

Ціна Asana Premium залежить від кількості користувачів — від 5 до 10 дол. за людину в місяць. В платному режимі доступно більше звітів, безлімітне кількість проектів на Дашборд, можливість створювати приватні командні проекти і вибирати будь-які шаблони для них.

Wrike

Онлайн-середовище для робочого взаємодії, зовні чимось нагадує сервіс Asana — то ж сіре бічне меню. Однак принцип організації роботи і функціонал трохи різні. Основні дії в Wrike реалізовані за допомогою папок, проектів і завдань. Останні можна групувати по папках і проектів, встановлювати дедлайни та пріоритети, коментувати і призначати виконавців. Для відстеження останніх змін за всіма проектами є стрічка новин. Базового функціоналу цілком вистачить для злагодженої роботи маленького колективу, але багато корисні фічі будуть недоступні.

Переваги

• Мобільний додаток.
• Легко адаптується до індивідуальних потреб будь-якої команди.
• Можна створити окреме робоче простір для кожного відділу.
• Інтеграція з Google Диск, Dropbox, Box, Zapier і розширення для Chrome.
• Контроль версій файлів. При редагуванні у MS Word або Excel документ не потрібно зберігати на комп’ютер і завантажувати по новій — оновлена версія відразу з’явиться в задачі Wrike.
• Підходить для складних проектів — можна створити ієрархію з безліччю рівнів.
• Групування користувачів.
• Є хмарне сховище, 2 ГБ — безкоштовно.
• Простий інтерфейс.
• Повторювані завдання.

Недоліки

• Багато корисні інструменти не доступні у безкоштовній версії.
• При великій деталізації проектів може навігація, і виникає плутанина.
• Немає офлайн-режимі.

Коротка інструкція

Інтерфейс Wrike гранично простий. Невелика бічне меню містить всі доступні інструменти. На сторінці «Вхідні» (1) відображаються повідомлення про нові призначених користувачеві завданнях, «Моя робота» (2) — поточні завдання (на головному екрані — на сьогодні, праворуч — на цей і наступний тижні). «Панель завдань» (3) — настроюється інструмент, доступний тільки в платних тарифах (там можна на один екран вивести всю інформацію, яку потрібно постійно відслідковувати). В «Стрічці новин» (4) виводяться останні зміни та коментарі, а пункт «Проекти» (5) показує всі завдання в одній папці, клік по іконці «+» відкриває форму нового проекту. Нижче відображаються створені папки і проекти.

Щоб створити нову задачу потрібно клікнути на відповідне поле (1), ввести назву і натиснути Enter. Клік по рядку відкриває форму, в якій можна уточнити деталі — додати виконавця (2), змінити статус (3), встановити дату (4) і права доступу (5), прикріпити файли (6), ввести опис (7) і залишити коментар (8). При створенні нової папки деталей менше — тільки назва, опис, файли і доступ.

Безкоштовно

Базовий функціонал Wrike сильно обмежений. В одному просторі можуть працювати 5 користувачів. Доступні папки, проекти, завдання та коментарі, а також — мобільні додатки, гостьові користувачів і 2 ГБ хмарного сховища.

Платно

Передбачено 3 тарифу — Professional (49 дол.в місяць), Business (124 дол. в місяць) та Enterprise (ціна договірна). В залежності від обраної підписки, стануть доступні діаграма Ганта, завдання, до 100 ГБ хмарного сховища, звіти, облік часу, загальні панелі завдань, керування доступом для груп користувачів та додаткові заходи безпеки.

«ПланФикс»

Система управління колективною роботою. На думку розробників, однаково добре підходить для будь-яких проектів — від великого бізнесу до групи фрілансерів. Мабуть, це дійсно так. При першому вході в програму очі трохи розбігаються — функціонал величезний, не знаєш з чого почати налаштування системи. Однак після оптимізації сервісу під потреби команди, все повинно стати на свої місця, а зайві інструменти — відсіятися. Для командної роботи в «ПланФикс» є цілком звичні інструменти — проекти, задачі і підзадачі, а для ще більшої деталізації — чек-листи. Одна з нестандартних сутностей — дії. З допомогою них до завдань додаються коментарі, змінюються дата, статус, виконавець і т. д.

Переваги

• Гнучкість. Система настроюється під потреби будь-якого бізнесу — від невеликого маркетингового агентства до великої виробничої корпорації.
• Хороша техпідтримка. Співробітники швидко реагують на запити і усувають неполадки.
• Інтеграція з Яндекс.Пошта, Telegram, Google Диск, Dropbox, MS Office, Gmail і ще кількома сервісами.
• Зручне взаємодія з партнерами: особисті кабінети, можливість прикріпити клієнта до проекту і налаштувати повідомлення.
• Хмарне сховище.
• Велика кількість фільтрів, можливість створювати власні.
• Аналог канбан-дошки, на якій розташовуються настроювані планувальники — інструменти, які потрібні завдання на одному екрані.
• Зручна система статусів для завдань.

Недоліки

• Безкоштовний тариф доступний лише для невеликих команд до 5 осіб.
• Немає обміну повідомленнями.
• На первинне налаштування сервісу та введення в нього кожного нового співробітника йде багато часу.
• Немає мобільного додатку.
• Складний інтерфейс. Щоб використовувати всі можливості «ПланФикс», потрібно витратити час на вивчення керівництва та кейсів.

Коротка інструкція

Щоб досконально розібратися в системі, варто почитати керівництво і базу знань на офіційному сайті. Тут я розгляну лише деякі особливості роботи з проектами і завданнями. Полів для заповнення та деталей у формах трохи більше, ніж в інших сервісах, до того ж навіть на безкоштовному тариф можна додавати власні, якщо це необхідно. Для цього потрібно зайти в розділ «Управління аккаунтом» (1). Щоб створити нову задачу потрібно перейти в проект (2) або відповідний розділ головного меню (3).

У форму вноситься детальна інформація про завдання. Для початку потрібно вибрати шаблон (1), постановника (2) і додати контрагента (3), тобто клієнта, до якого ця задача має відношення. Потім вказується проект (4) і надзадача (5), якщо є. Далі йдуть стандартні поля — назва (6), опис (7), терміни (8) і виконавці (9). Для кожного завдання можна призначити аудитора (10) — співробітника, який буде контролювати хід роботи. У додаткових параметрах вказуються процес (11) (життєвий цикл завдання), статус (12), терміновість (13), можна додати співвиконавців (14) і відзначити ще кілька деталей (15). Наостанок прикладаємо файли (16), чек-листи (17) та аналітика (18) (ще одна корисна сутність, яка створюється через «управління аккаунтом»). Відразу ж налаштовуються нагадування (19) і повторення завдань (20).

Безкоштовно

Перші 30 днів «ПланФикс» весь функціонал доступний без обмежень. Далі на базовому тарифі в одному акаунті можуть працювати 5 співробітників і ні одного гостьового користувача. Доступний 1 ГБ в хмарному сховищі. Обмеження торкаються майже всі інструменти і сутності — до 10 проектів, до 1000 контактів (клієнтів), до 12 звітів і т. д. Немає експорту в Google Календар, корпоративних поштових адрес, шаблонів експорту даних в Excel, інтеграції з ВК та Facebook, а також автоматичного резервного копіювання даних.

Платно

Всі обмеження базової підписки спадають після переходу на будь платний тариф. Їх 5 — «Команда», «Спільнота», «Студія», «Компанія» і «Корпорація». Вартість залежить від кількості співробітників, зовнішніх користувачів і розміру хмарного сховища — від 10 до 99 євро в місяць.

Teamer

Мабуть, самий елементарний веб-сервіс для організації роботи над інтернет-проектами. Простий мінімалістичний і навіть аскетичний дизайн, мінімум функціоналу — нічого зайвого. Для управління командною роботою в Teamer 3 сутності — проекти, папки і завдання. Кожна наступна вкладається в попередню, за допомогою папок здійснюється деталізація — завдання в проектах можна групувати за потрібними ознаками. Teamer скоріше підійде зовсім невеликим командам, яким не потрібен великий функціонал.

Переваги

• Простий і зрозумілий інтерфейс. На те, щоб розібратися з усіма функціями сервісу, йде не більше 10 хвилин.
• Є можливість залишати коментарі до завдань і прикріплювати файли.
• Нагадування на email, ICQ та Jabber.
• Хмарне сховище.
• Кількість користувачів на безкоштовному тариф не обмежена.
• Є можливість окинути обсяг робіт одним поглядом (розділ «Хто винен?»), встановити пріоритетність, а також нехитрі фільтри для сортування завдань.

Недоліки

• Дуже скромний функціонал. У сервісі відсутні багато корисні фічі.
• Немає інтеграції з Google Диск, Dropbox і іншими хмарними сервісами. Завантажити файл можна тільки з комп’ютера.
• Немає можливості переглянути останні зміни і коментарі по всіх завдань.
• Немає діаграми Ганта, якусь подобу цього інструменту — розділ «Хто винен?», але він набагато менш функціональний.
• Немає підзадач, to-do списків і чек-листів.
• Неможливо відстежити прогрес у відсотках.

Коротка інструкція

Інтерфейс сервісу настільки простий, що з ним розбереться навіть той, хто вперше опинився на подібному сайті. Відразу після реєстрації Teamer пропонує створити новий проект. Якщо в роботі вже що-тобто, знайти цю кнопку можна у блоці праворуч. Щоб додати нову задачу, потрібно натиснути зелений плюс поруч з назвою проекту. З’явиться проста форма. Спочатку потрібно вибрати, що ми створюємо папку, замітку або задачу (1), потім ввести назву (2) і опис (3). У полі «Суть завдання», а також у нотатках і коментарях працюють деякі HTML-теги для форматування тексту, туди ж можна вставити відео з YouTube. Далі потрібно вибрати пріоритетність завдання (4) і призначити виконавця (5). Щоб ім’я користувача з’явилося в цій графі, можна було поставити галочку, спочатку його потрібно запросити по email через розділ «Хто тут?», потім додати в аналогічні поля проекту, до якої належить задача, і папки (якщо вона є). Це не зовсім зручно, але інакше ніяк — потрібну людину ви просто не побачите. Наостанок встановлюємо дату початку роботи та дедлайн (6). Можливості докласти файл на даному етапі немає, це робиться пізніше через коментарі.

Розділи «Хто винен?» і «Де всі?» ще простіше. У першому в досить наочній формі відображаються всі завдання і час, відведений на їх виконання. В останній колонці вказані дедлайни. За допомогою фільтрів їх можна відсортувати за проектами і виконавцям. На сторінці «Де всі?» відображаються всі члени команди і форма для запрошення нового учасника.

Безкоштовно

В онлайн-версії сервісу немає платних тарифів, весь функціонал у вільному доступі для необмеженої кількості користувачів.

Платно

Оскільки в Teamer немає резервного копіювання даних і додаткових коштів для забезпечення безпеки, іноді доцільно тримати все на своєму сервері. Така можливість є, але вона платна — 30 000 руб. за ліцензію на рік для 10 користувачів, кожен новий учасник — 500 руб.

Flowlu

Розробники позиціонують свій продукт як сервіс для комплексного управління бізнесом. Дійсно, Flowlu — це більше, ніж таск-менеджер. Тут непогано реалізований функціонал CRM, є можливість керувати командою, відстежувати витрати і прибуток, виставляти рахунки та приймати платежі. Система досить гнучка, при правильному налаштуванні можна зібрати в неї всю роботу, і не постійно перемикатися між різними сервісами. Для деталізації в Flowlu є кілька рівнів — усі бізнес-процеси поділяються на робочі області, в рамках яких створюються проекти, що складаються з етапів. До проекту додаються завдання, а до них — чек-листи. Логіка сервісу досить складна, але розібравшись один раз, розумієш, як все насправді зручно. Наприклад, завдання ставляться не тільки в рамках проекту — в Єдиному центрі керування завданнями можна запланувати зустріч, дзвінок або будь-яку іншу справу.

Переваги

• Наочний Дашборд.
• Дошки проектів. З їх допомогою створюються шаблони для типових робіт, на одній дошці відображаються всі проекти, які зараз у роботі — кожен на своєму етапі.
• Гнучкість — легко адаптується під потреби конкретної компанії.
• Єдиний центр управління завданнями — екран, на якому відображається, що і коли потрібно зробити. Можна відфільтрувати за проектами або іншими критеріями.
• Груповий чат.
• Резервне копіювання даних, цілодобові бекапи.
• Обмін повідомленнями.
• Хмарне сховище.
• Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.

Недоліки

• Функціонал базової версії сильно обмежений — недоступні багато корисні інструменти.
• На безкоштовному тариф може працювати до 3 користувачів.
• Немає мобільного додатку.
• Немає повторюваних завдань, але цей інструмент розробники обіцяють додати найближчим часом.
• Немає інтеграції з Google Диск та іншими хмарними сховищами. Файли завантажуються з комп’ютера.

Коротка інструкція

На перший погляд інтерфейс Flowlu виглядає досить складно. Для переходу між групами інструментів — бічне меню. Це єдина частина, яка залишається незмінною на всіх сторінках. Деякі пункти меню поділяються на підпункти — при кліку на «Проекти» розгортається список — «Проекти», «Дошка проектів», «Менеджери» (сортування проектів по співробітникам) та «Архів». З допомогою великої зеленої кнопки в лівому верхньому куті можна створити проект, завдання, угоду, контакт, компанію або нового учасника. При реєстрації кожному користувачеві пропонується вибрати головний робочий стіл — «Продажу», «Проекти і завдання» або «Генеральний директор». На зображенні нижче — Дашборд Projects&Завдання. Вгорі екрана статистика, далі зліва завдання, а праворуч — список всіх проектів у роботі.

Крім відповідних розділів і великий зеленої кнопки, створити нове завдання або проект можна на сторінці робочої області. У формі завдання полів небагато — назва, опис, виконавець, дата початку роботи, дедлайн і передбачувані тимчасові витрати. Також можна прикріпити файли, створити чек-лист і прив’язати новий елемент до клієнта (контакту з CRM), робочої області або проектом. Процес створення останнього більш деталізований. Вводимо назву (1) і опис (2), встановлюємо пріоритет (3) і вибираємо робочу область (4), якщо потрібно. У графі тип проекту можна вибрати шаблон, якщо раніше були створені дошки проектів. Далі встановлюємо часові рамки, задаємо бюджет і вводимо інформацію про клієнта. Все це буде відображатися в картці проекту, а у блоці праворуч, крім аватара відповідального виконавця — кнопки для додавання дзвоника, зустрічі або email. Заплановані справи з’являються в списку нижче.

Безкоштовно

На базовому тарифі можуть працювати 3 користувача — додавати проекти (одночасно тільки 20), завдання, робочі області (всього 2) і дошки проектів (теж 2), зберігати файли (1 ГБ), користуватися чатом і веб-формами для створення угод, вести 20 клієнтів в CRM і виставляти рахунки.

Платно

Доступно 3 тарифу — «Початковий» (1400 руб. в місяць за 10 користувачів), «Стандарт» (2400 руб. за 25 користувачів) і «Профі» (4900 руб. за 100 співробітників). Максимальний обсяг хмарного сховища — 20 ГБ. Також у платних тарифах доступні чек-листи в завданнях, тайм-трекер, розрахунок витрат в проектах, діаграми Ганта і кілька корисних звітів (по робочому часу, витрат і надходжень, грошового потоку і т. д.)

Neaktor

Один з наймолодших сервісів управління завданнями і внутрішніх комунікацій, випущений білоруськими розробниками в 2015 році. Інтерфейс і логіка системи трохи заплутані, вона скоріше підійде великим компаніям зі складними бізнес-процесами, ніж командам з кількох людей. Відмінно справляється з організацією роботи над однотипними завданнями. Перш, ніж створити перше завдання в новому проекті, потрібно налаштувати моделі бізнес-процесів. Система дійсно дуже гнучка — змінюються поля, форми і їх розташування на сторінці. Але щоб розібратися зі всім функціоналом потрібен час. Крім роботи над проектами і задачами в Neaktor передбачені інструменти для обліку співробітників, звітності та аналітики, ведення клієнтів та комунікації з ними. Сервіс можна використовувати як корпоративний портал, базу товарів або контрактів і особистий щоденник.

Переваги

• Гнучкість. Neaktor підлаштовується під будь-який бізнес.
• У безкоштовному тарифі немає обмежень за кількістю завдань і проектів.
• Діаграма Ганта для задач і підзадач.
• Планувальник особистого розкладу.
• Персональний дашборд.
• Пошук, фільтри, нагадування і повідомлення.
• Хмарне сховище.
• Резервне копіювання даних.
• Управління доступом.
• Розстановка пріоритетів і делегування завдань.
• Функціонал для управління бізнес-процесами — життєвим циклом і бізнес-правилами. Візуальне моделювання.
• У картку завдання можна додавати власні інформаційні поля.
• Мобільні додатки.

Недоліки

• У проектах немає оцінки витрат і можливості відстежити прогрес у відсотках.
• Не зовсім зручне візуальне відображення інформації — у списку задачі і підзадачі відображаються на одному рівні, оцінити підпорядкування і порядок роботи можна тільки на діаграмі Ганта.
• При початку роботи з системою потрібно витратити час на її налаштування, щоб все було зручно і на своїх місцях.

Коротка інструкція

Більшість можливостей Neaktor реалізуються з допомогою завдань. Крім звичайних послідовних етапів роботи, в проектах можна вести облік клієнтів, угод і товарів (нова задача — новий клієнт). Завдяки налаштування полів карток це цілком зручно. Навігація нескладна, у більшості розділів є загальне горизонтальне меню і фільтри, на сторінці проектів і в календарі — ще і вертикальне. Персональний дашборд відкривається блакитний кнопкою в лівому верхньому кутку (1). Горизонтальне меню: «Завдання», які не відносяться до проектів (2), «Проекти» (3), кнопка «Створити» проект, швидку завдання, нагадування або нового користувача (4), «Співробітники» — список всіх користувачів і структура відділів (5), «Календар» (6) та «Нагадування» (7). У вертикальному меню — «Всі проекти» (8), «Всі завдання активних проектів» (9), і піктограми недавно переглянутих проектів (10).

Сам процес створення нової задачі нескладний. Потрібно ввести назву (1), вибрати модель (2), встановити дату початку і дедлайн (3), визначити пріоритет (4) і виконавця (6), прописати теги (5), додати детальний опис (7). Тільки от в залежності від створеної раніше моделі картка завдання може виглядати зовсім інакше. При створенні проекту ви можете вибрати один з існуючих шаблонів — «Облік клієнтів», «Узгодження», «Завдання для відділу», «База резюме» та інші — або зберегти проект без шаблону. У першому випадку у вас вже будуть типові моделі задач — картки клієнтів або співробітників і т. д. В проекті без шаблону спочатку потрібно буде змоделювати бізнес-процес, визначити правила, за якими буде виконуватись завдання і поля, з яких буде складатися форма.

Безкоштовно

В стартової версії можуть працювати до 7 користувачів. Максимальний обсяг хмарного сховища — 1 ГБ. Доступний базовий функціонал для роботи над проектами, завданнями і подзадачами — моделі бізнес-процесів, діаграми Ганта і шаблони проектів.

Платно

Тарифи — «Команда» (1950 руб. в місяць) та «Зростаючий бізнес» (3250 руб. на місяць) відрізняються кількістю користувачів і місцем на диску. В іншому функціонал однаковий і без обмежень. Після оплати стає доступний корпоративний чат, стрічка новин і додаткові інструменти звітності і аналітики.

PTYSH

Система управління проектами і завданнями, спочатку заточена під інтернет-проекти. Є спеціалізований функціонал для веб і seo-студій — чек-листи та шаблони завдань для seo-оптимізації, копірайтингу, контекстних РК і т. д. Проте сервіс багато в чому ще не дороблений, якісь фічі працюють не так, як хотілося б, тому студії не поспішають переходити на PTYSH. Для себе відзначила, що сторінки вантажаться повільніше, ніж в інших подібних системах. Але розробники постійно вдосконалюють свій продукт і обіцяють незабаром виправити всі помилки. В іншому все стандартно — проекти і завдання, які діляться на групи: без проекту, з маркетингу, програмування і SEO-просування. З додаванням нових проектів вони відображаються на сторінці такими ж розділами. Якщо в налаштуваннях облікового запису прибрати прапорець з пункту «Виводити сценарії для веб-студій», PTYSH стає універсальним сервісом і підійде для будь-якого бізнесу.

Переваги

• Простий інтерфейс.
• Спеціальний функціонал для роботи над маркетинговими та інтернет-проектами.
• Сценарії завдань.
• Платний тариф один для всіх і не залежить від кількості користувачів.
• На безкоштовному тариф можна вести необмежену кількість проектів і завдань.
• Є мобільний клієнт.
• Є пошук і фільтри, коментарі до завдань.
• Резервне копіювання даних і налаштування доступів.
• Оцінка та облік витрат для клієнтів.
• Гостьові користувачі.

Недоліки

• Вкладені файли додаються до комп’ютера або через посилання на віртуальні диски, прямий синхронізації немає.
• Немає власного хмарного сховища.
• Не вистачає багатьох важливих інструментів — Дашборд, обмін повідомленнями, календарі та розклади, діаграма Ганта, статистика і т. д.

Коротка інструкція

Вся навігація здійснюється через вертикальне меню, яке викликається натисканням на кнопку (1). Події — це стрічка останніх змін, проекти — екран з активними проектами і 4 групами для сортування завдань з пунктами «Я доручив» і «Я виконую» все зрозуміло, чернетки потрапляють завдання, які створили і не зберегли. Щоб не втратити найважливіше, елементи можна додавати в обране. Також є розділи «Співробітники» (список і форма для запрошення нових) і «Клієнти» (для ведення бази).

Завдання створюються за допомогою кнопки в нижньому правому куті (1) (вона є на всіх сторінках). Спочатку у формі йдуть стандартні поля — назва (2), дедлайн (3), пріоритет (4) і виконавці (5), потім потрібно вибрати проект, до якого відноситься завдання (6), але це поле можна залишити порожнім. Далі йдуть сценарії (7), які як раз і заточені під інтернет-проекти. Наступний блок (8) залежить від обраного сценарію (якщо він не обраний, то цих граф не буде). Як видно на скріншоті, для завдання з копірайтингу нам пропонують вказати тему, тип тексту, джерела, кількість символів, необхідну унікальність і ключові слова. Якщо ми виберемо сценарій «Контекстна реклама», то повинні будемо вказати регіон просування, ключові слова, термін виведення запитів в ТОП і побажання клієнта. Після цього блоку йдуть загальні для всіх завдань поля: вартість за проект і в годину (9), налаштування доступу (10), опис (11) і вкладення (12). Щоб зміни збереглися і завдання з’явилася в активних, потрібно натиснути кнопку (13).

Безкоштовно

У базовій версії доступний весь функціонал сервісу для команди з 3 чоловік.

Платно

Єдиний тариф (990 руб./місяць) не залежить від кількості співробітників. Не потрібно доплачувати за нових користувачів.

Gantter

Веб-інструмент для управління проектами. Істотно відрізняється від сервісів розглянутих раніше, хоча б тим, що тут немає списку всіх проектів. Кожен відкривається в новій вкладці і зберігається на Диску Google. Деталі проекту налаштовуються у вікні, яке відкривається при клацанні на назві. Інтерфейс Gantter чимось нагадує Google Docs і MS Project. Як би там не було, Gantter мало призначений для командної роботи, швидше для планування і контролю.

Переваги

• Простота. Gantter не перевантажений зайвим функціоналом.
• Інтеграція з сервісами Google, File Central SmartDrive і MS Project.
• У системі може безкоштовно працювати необмежену кількість користувачів.
• Немає платних тарифів.
• Графіки автоматично зберігаються на Диску Google.
• Шаблони проектів прискорюють процес створення графіка.
• Діаграма Ганта.
• Десктопна версія, в якій можна працювати в автономному режимі.
• На діаграмі відображається відсоток завершення.

Недоліки

• Немає можливості призначити зустріч, відстежити витрачений час і розрахувати заробітну плату.
• Не вистачає багатьох інструментів командної роботи — делегування завдань, коментарі, обмін файлами і повідомленнями, звіти, повідомлення і т. д.
• Немає вкладених файлів.
• Інтерфейс хоч і виглядає просто, але досить заплутаний.

Коротка інструкція

При першому вході в Gantter створюється новий проект, який зберігається на Диску Google (1). Також можна підключити автозбереження (2). Першим ділом клікаєм на назву (3) і у вікні заповнюємо властивості проекту. Горизонтальне меню нагадує Google Docs, а у вертикальному в проект можна додати ресурси, ризики, календарі та завдання. Ці розділи виглядають як таблиці, відрізняється тільки кількість і вміст стовпців. На вкладці завдань половину вікна займає діаграма Ганта, на інших сторінках її немає. Відображувані стовпці можна відрегулювати через пункт меню «Вид» (4). Щоб створити нову задачу, потрібно клацнути на вільному рядку і вписати назву. В інших стовпцях потрібно задати тривалість, час початку, дедлайн, відсоток виконання та інші параметри. Дати можна відрегулювати на діаграмі Ганта, а для встановлення взаємозв’язків між завданнями є стовпець «Попередники». У графу ставимо номер завдання, яку потрібно виконати раніше, на графіку ці зв’язки позначаються стрілками. Відкрити вікно параметрів задачі можна кліком по крайній правій піктограмі на панелі інструментів (5).

Безкоштовно

Використовувати весь функціонал Gantter безкоштовно може необмежену кількість користувачів.

Платно

Платних тарифів немає.

Process Street

Сервіс для командної роботи над проектами, управління бізнес-процесами та контролю за своєчасним виконанням завдань. Підійде для великої компанії і невеликої групи фрілансерів. У першому випадку можна створити окремий простір для кожного відділу, в другому — зібрати всіх фахівців в одному. Система досить гнучка, підлаштовується під будь-яку сферу діяльності, будь то маркетинг, продажу або управління персоналом. Ідеально впишеться в робочу схему, де день у день потрібно виконувати однотипні проекти і завдання. Для цих цілей в Process Street є шаблони — можна створити свої або скористатися готовими.

Переваги

• На безкоштовному тариф кількість користувачів не обмежена.
• Інтеграція з Zapier, Gmail, Google Диск, MS Office та іншими сервісами та додатками.
• Дашборд.
• До завдань можна прикласти текстові документи, таблиці, зображення, відео та аудіофайли.
• Настроювані картки завдань — залежно від робочого процесу можна додати потрібні поля: чек-листи, форми і медіафайли. Все це дозволяє максимально деталізувати завдання.
• Є повідомлення, коментарі, фільтри і пошук.
• Є можливість делегувати завдання, додавати гостьових користувачів і налаштовувати доступ.
• Шаблони проектів для швидкого створення і управління однотипними процесами.
• Готові шаблони для маркетингових проектів. Наприклад, чек-лист «Просування контенту» містить пункти-завдання «розшарити в соціальних мережах», «зробити розсилку по email», «опублікувати в тематичних групах і форумах» і т. д.

Недоліки

• Немає російськомовної версії.
• Немає можливості відфільтрувати завдання по датах і виконавцям.
• Немає функціоналу, що дозволяє побачити прогрес по всіх активних проектів на одному екрані.
• Щоб працювати з готовими шаблонами було зручно, їх доведеться спершу перевести на російську.
• Не зовсім зрозумілий інтерфейс.

Коротка інструкція

Вся робота в Process Street будується навколо шаблонів. Для зручності їх можна ділити на папки за проектами, виконавцям або іншою ознакою. Найзручніше використовувати цей сервіс для роботи з однотипними процесами. Можна створити шаблон, прописати в ньому повторювану послідовність дій, а потім просто створювати чек-листи (читай — проекти), а виконані відправляти в архів.

Наприклад, якщо ваша команда займається налаштуванням контекстної реклами, вам достатньо один раз створити шаблон, в якому буде детально прописано послідовність дій у вигляді завдань. До кожної задачі потрібно додати відповідні поля кнопку для завантаження файлу з готовими оголошеннями і запитами, чек-лист або детальну інструкцію зі скріншотами для виконавця, щоб той нічого не забув і т. д. Приклад такого шаблону на зображенні нижче. Для налаштування завдань служить бічне меню праворуч — додаємо текстовий опис (1) і файли (2), вставляємо поля, кнопки (3), чек-листи (4) та форму для відправки email (5).

Після детальної настройки шаблону потрібно буде просто створювати чек-листи під конкретного клієнта. Для кожного встановлюються виконавці, дедлайн. Відстежити прогрес можна у відповідному розділі, там же відфільтрувати проекти по статусу (активні, завершені в архіві) (1), експортувати всю інформацію в CSV (2) і налаштувати поля (3).

Безкоштовно

Базовий тариф доступний для необмеженого числа користувачів і гостей. Одночасно можна вести 5 активних проектів на 5 шаблонах. Безкоштовна версія інтегрується з Google-сервісами, Zapier і Yammer.

Платно

Кількість користувачів, шаблонів та проектів на обох тарифах не обмежена. Бізнес-версія обійдеться в 12,50 дол. з людини на місяць, тариф «Підприємство» — 52,50 дол. Від безкоштовного сервісу вони відрізняються більш чуйною техпідтримкою, в майбутньому розробники обіцяють додати функціоналу — звіти, інтеграцію з різними сервісами і CRM-системою і т. д.

Onesoft Connect

Гнучкий сервіс для управління бізнес-процесами. Можна використовувати в якості таск-менеджера, CRM-системи, для роботи з активами, ризиками і персоналом. Розробники запевняють, що Onesoft Connect володіє простим і зрозумілим інтерфейсом, хоча на мій погляд, він складніше і заплутаніше інших сервісів. Для кожного типу об’єктів (items) — проектів, співробітників, клієнтів і т. д. — створюються окремі аркуші-списки. Для управління проектами є вкладка Projects. До об’єктів у цьому розділі можна додати завдання (tasks), події (activities) та » заметки (notes), а також завантажувати і встановлювати зв’язки з іншими об’єктами — співробітниками, клієнтами, проектами і т. д.

Переваги

• Багатофункціональність.
• Інтеграція з Google Диск, MS Office 365, SAP, SharePoint та ін.
• Хмарне сховище.
• Є можливість встановлювати взаємозв’язки між різними категоріями об’єктів та формувати на їх основі статистику.
• Зручне відображення завдань в форматі To Do — Doing — Today Done.
• До опису проекту (вкладка Details), можна додавати додаткові поля, в тому числі — чек-листи.

Недоліки

• Немає російськомовної версії.
• Складний заплутаний інтерфейс.
• Немає деяких потрібних для управління проектами інструментів, на зразок діаграми Ганта або відстеження прогресу у відсотках.

Коротка інструкція

Функціонал Onesoft Connect виходить далеко за рамки менеджера завдань, але в цьому огляді ми не будемо розглядати всі опції та можливості. Зупинимося лише на тих, які допомагають керувати проектами. Для цього є спеціальна вкладка — Projects. По кліку на кнопку Add new Project в правому верхньому куті відкривається форма для створення нового проекту. Спочатку нам пропонується заповнити деталі. Тут досить багато полів, але їх можна прибрати, а при необхідності — додати нові. Заповнюємо опис (1) і ціль проекту (2), встановлюємо дедлайн (3) і виконавців (4). Щоб підключити поля для інших даних, потрібно натиснути на синій плюсик внизу. В інших вкладках відображаються завантажені файли (Attachments), зв’язку з іншими об’єктами (Connections), події (Activities), завдання (Tasks) та » заметки (Notes). Створити нове завдання можна, клікнувши по жовтій кнопці поруч з назвою проекту (5), дві інші служать для додавання подій і заміток.

При додаванні нової задачі вискакує спливаюче вікно з двома полями — назву та опис, там же потрібно призначити відповідального. Після того, як ви введете ці дані і натиснете Continue, відкриється розширена форма, де можна буде вказати інші параметри — дедлайн (1), статус (2) (він визначає положення задачі на вкладці Tasks — To Do, Doing або Done) і теги (3), а також докласти файли (4) і додати тих, хто буде відслідковувати виконання завдання (5).

Безкоштовно

У базовій версії сервісом може користуватися команда до 3 осіб. Доступні 8 аркушів-списків і 100 МБ хмарного сховища. На безкоштовному тариф не передбачено інтеграція з іншими сервісами і додаткове місце для зберігання даних.

Платно

На вибір 2 тарифу — Team (6 дол. з людини в місяць) і Company (11 дол. з людини в місяць). Вони відрізняються кількістю користувачів (49 і 1000), об’ємом віртуального диска (2 ГБ і 10 ГБ) і кількістю списків (15 і 30). Інтеграція з іншими додатками доступна тільки на максимальний тариф.

Slack

Це не таск-менеджер, але він теж допомагає працювати ефективніше. Slack — корпоративний онлайн-месенджер, який при грамотному використанні замінить пошту, skype та інші засоби комунікації. А налаштування сповіщень з інших сервісів і додатків зробить його осередком вашої креативної думки. Крім групових чатів, які створюються під кожен відділ, проект або тему, є особисте листування і обмін файлами. А в своєму приватному каналі можна вести записи, планувати справи або зберігати посилання та файли.

Переваги

• Зручний пошук за повідомленнями.
• Гостьові користувачі і настройка прав доступу.
• Працює на всіх ОС, є мобільні додатки і десктопні версії.
• Настроюється система оповіщень.
• Інтеграція з більш ніж 100 сервісами та додатками, серед яких і популярні системи управління проектами — Trello, Asana, JIRA, Wunderlist, Todoist, Worksection та інші.
• Можна створити канали, які будуть надходити повідомлення від роботів — про помилки на сайті, нових відгуках в Play Market і т. д.

Недоліки

• Немає відеодзвінків і надсилання SMS.
• Немає російськомовної версії.
• На безкоштовному тариф доступно тільки 10 інтеграцій і пошук за останніми 10 000 повідомлень.

Коротка інструкція

Інтерфейс досить простий, можна розібратися навіть без особливих пізнань в англійській, але на це потрібно більше часу. Відразу після реєстрації автоматично створюються 2 каналу — #general для важливих повідомлень, які повинні прочитати всі члени команди, і #random — для не дуже важливих. Інші бесіди можна додати, натиснувши на плюсик поруч зі списком каналів. В простій формі потрібно вибрати тип — приватний або публічний (1), вписати назву малими латинськими літерами (2) та короткий опис (3), запросити учасників (4).

На початку кожного каналу є посилання для інтеграції з іншими сервісами (1) і додавання нових учасників (2). Всі активні канали відображаються в бічному меню. Там же розміщується список користувачів, з якими можна вести особисте листування. При кліці по зірочці в правому верхньому куті (3) відкриваються повідомлення, додані в обране (зробити це можна, натиснувши зірочку праворуч від повідомлення — 4). Щоб згадати користувача або канал використовуються символи @#. При цьому користувач отримає повідомлення і не пропустить важливе повідомлення.

Безкоштовно

Базова версія доступна для необмеженої кількості користувачів. В архіві зберігається 10 000 повідомлень, можна підключити до 10 сторонніх сервісів для отримання повідомлень та постановки завдань. Обсяг хмарного сховища — 5 ГБ.

Платно

Тарифи — Standart (6,67 дол. в місяць за одного користувача) і Plus (12,50 дол. в місяць за одного користувача) не залежать від кількості членів команди. На обох доступно необмежена кількість повідомлень в архіві та інтеграції з іншими сервісами. Обсяг віртуального диска — 10 ГБ в пакеті Standart 20 ГБ в Plus. Крім того, в платних версіях даються додаткові гарантії безпеки і забезпечується пріоритетне техпідтримка.

Висновок

Насправді сервісів для управління проектами та підвищення ефективності командної роботи набагато більше. Якщо б я поставила за мету розглянути їх усі, ви навряд чи коли-небудь дочитали цей огляд до кінця. Відбираючи «піддослідних» я використовувала 2 критерію — браузерні версії і повноцінні безкоштовні тарифи. Яку систему вибрати? Це залежить від конкретної команди і поставлених перед нею завдань. Сервіси багато в чому схожі, однак у кожному є нюанси, які можуть полегшити або навпаки утруднити роботу. Фрілансеру-одиночці буде достатньо простої логіки і невеликого функціоналу Trello, а командам з масштабними складними проектами швидше підійдуть такі монстри, як «Бітрікс24» або Flowlu.