Як провалити важливу нараду

13

Проведіть експеримент. Станьте посеред офісу і голосно оголосіть: «Нарада!» Що ви почуєте у відповідь: «Ура-ура-ура!» або «Ууууууу»?

Мені здається, я знаю відповідь. Слово «нарада» ні у кого не викликає гучного захвату – навпаки, при його згадуванні по офісу зазвичай проноситься розчарований гул голосів. Не дивно, що у нарад така погана репутація – адже вони часто затягуються на годинник, без жодних перспектив на обід або на кінець робочого дня (та що вже там, деколи навіть якщо закортить – і не вийти). Збираються там абсолютно різні люди, і незрозуміло, про що вони можуть радитися, не будучи навіть знайомими між собою. Іноді під кінець ніхто не пам’ятає, з чого все починалося і що взагалі потрібно робити.

Як провалити важливу нараду

Тим не менш, для керівного складу наради – це невід’ємна частина офісного життя, яка пожирає левову частку робочого часу. Причому чим вище ваша посада, тим більше часу ви будете проводити на подібних заходах – більшість бізнесменів проводять добу в тиждень на нарадах, а виконавчі директори – до 60% свого часу. Так що можете сміливо забивати в свої СМС-шаблони «Дорога, не жди мене, я сьогодні буду пізно», «Хлопці, пиво поки поставте в холодильник, я ще не скоро» або «Похід у кіно сьогодні скасовується».

Тільки от чому так виходить? Хіба наради не повинні бути продуктивними? Адже, по ідеї, це має бути важливий розмова між людьми, що дозволяє прийняти якесь рішення, дійти до якихось висновків і вирішити якісь проблеми, так? Так, саме для цієї наради і затіваються. Однак тут таїться велика і нахабне «АЛЕ»! В реальному житті виявляється, що під час наради люди навіщось займаються чим завгодно, але тільки не конструктивним вирішенням проблем. Всі ці обговорення командної роботи, співробітництва та мозкових штурмів – вони, звичайно, викликають ентузіазм, але коли ви починаєте говорити про «нараді», де всі ці чудеса повинні відбуватися, все змінюється. Напевно, нарад треба влаштувати міцний ребрендинг. А може, не будемо звалювати провину незрозуміло на кого і зізнаємося, що винні люди, які проводять чи беруть участь у нарадах?

Як провалити важливу нараду

Є такі типи людей, яким протипоказано з’являтися на нарадах і взагалі збиратися групами більше двох осіб: це скептики, ледарі і розумники. Взагалі, придурків у світі бізнесу вистачає: зведіть їх разом і дайте зачепитися мовами – і все, можете сміливо писати пропало.

Не будьте ворогами самим собі – прочитайте про сім способи гарантовано провалити нараду і витратити даремно кілька годин свого часу, яке вже ніколи не повернути. І пообіцяйте ніколи так не робити.

1. Непотрібні наради за розкладом

Встановлений розклад нарад – найгірше, що можна придумати. Хто п’ять років тому придумав проводити щомісячні наради «за результатами роботи якого-небудь відділу», а ви так і ходіть на них як прив’язані – кожен місяць, незважаючи на те, що відділу вже немає або обговорювати в його роботі нічого. Найчастіше такими нічого не значущими зустрічами створюється видимість роботи, за яку завжди всі хвалять. Ну правильно, хто ж буде скасовувати такі наради?

2. Нарада замість простої розмови

Деякі люблять роздувати з мухи слона і збирають три десятки людей на нараду, щоб обговорити питання, для вирішення якого було б достатньо хвилинного діалогу. І правда, не кожен питання вимагає групового обговорення або мозкового штурму. Якщо він може вирішитися після півгодинної суперечки Васі з Сашею, то нехай так і буде. Іншим зовсім необов’язково при цьому присутній. Просто попросіть Васю повідомити вас про прийняте рішення та інформуйте всіх, кого вважаєте за потрібне.

3. Зайві люди

Наради, на які запрошуються всі, хто хоч якось причетний до обговорюваної теми, приречені на провал ще до призначення місця і часу його проведення: «Може, Льоша зможе щось додати з цього питання?» або «Давайте покличемо Петю – це ж начебто спочатку була його ідея». Коли список запрошених роздувається до неймовірних розмірів, потрібно тверезо оцінювати місткість конференц-зали і здатність усіх цих людей розуміти один одного і адекватно взаємодіяти. Простіше кажучи, менше народу – більше кисню для мізків, яким потрібно працювати під час наради. Запрошуйте тільки тих, хто дійсно має відношення до справи і повноваження приймати рішення. Іншим зробіть безцінний подарунок – час, який ви не станете у них красти.

Як провалити важливу нараду

4. Відсутність порядку денного

Відмінний спосіб розв’язати всім руки і мови – нехай всі обговорюють ті питання, які хвилюють особисто їх. Правда, про це з тим же успіхом можна поговорити за обідом або в курилці. Продумайте план дій заздалегідь, а не тоді, коли ви заходите в переговорну кімнату або набираєте номер для селекторного зв’язку. Сплануйте, які пункти слід обговорити, щоб комплексно висвітлити проблему, і розкажіть всім про свій план. Так вам буде набагато легше сказати: «Хлопці, вчорашній матч – відмінна тема для обговорень, але давайте відкладемо її після роботи».

5. Відсутність секретаря

Вам потрібна людина, яка буде контролювати хід проведення наради. Звичайно, це можете бути і ви самі, але не всі вміють юлийцезарствовать і одночасно стежити за годинником і власною думкою, що розтікається по древу. Просто попросіть кого-небудь стежити за часом, відзначати питання, що виникають у присутніх, і підказувати вам, що такими темпами з трьох пунктів повістки дня ви сьогодні не встигнете обговорити навіть одного. Наприкінці наради не забудьте підбити підсумки і нагадати всім, хто і що повинен зробити.

6. Запізнення

Якщо нараду було призначено на дві години, а ви в чверть третього все ще продовжуєте розсаджувати і консультувати безперервний потік запізнилися, то ті, хто прийшов вчасно, потягнуться в зворотному напрямку – за двері. Кращий спосіб вбити час – «почекати ще хвилиночку, адже Марія Петрівна ще обіцялася, а навіть не подзвонила, що затримається». А як тільки Марія Петрівна нарешті зволить з’явитися – повторити їй те, що присутні прослухали вже десять разів. Незалежно від причини запізнення, не дозволяйте таким людям створювати проблеми вам та іншим присутнім. Ну а якщо ви спізнюєтеся самі, то не дивуйтеся, що нарада піде шкереберть з самого початку.

7. Багатозадачність

Якщо на нараду всі прийшли зі своїми ноутбуками і дивляться в монітори, слухаючи вас краєм вуха, то… у вас проблема. Присутні не вважають нарада важливою подією, не поважають вас або інших, і вам доведеться повторювати одне і те ж по десять разів, щоб донести до всіх зміст бесіди. Якщо ви присутні на нараді особисто або по відеозв’язку, то проявіть себе як успішний оратор: попросіть уваги аудиторії для більш ефективного і більш швидкого наради.

Будьте впевнені – у вас буде навалом та інших проблем: з нерозумінням присутніх, з неможливістю прийти до єдиної думки, зі зміною пріоритетів і, можливо, навіть з обливанням водою і ударами кулаком/черевиком по столу, так що просто постарайтеся організувати нараду правильно. І навчитеся цьому швидше, поки після розчарованого «Ууууууу» всі учасники наради не почали швиденько розтікатися по будинком або невідкладним зустрічам, лише б не приходити на чергове сумне «бла-бла-бла» у конференц-залі.

Адаптація матеріалу Патті Джонсон 7 Ways to Ruin Your Meeting.

Читайте також:

  • 13 причин можливого провалу контент-маркетингу
  • Про фейлах у житті і бізнесі і про успіх в інтернет-маркетингу
  • Іди туди, куди веде тебе твій страх