Плюси прокрастинації або коли відкладання справ приносить користь

Прокрастинація – відкладання важливих і термінових справ, заміна їх чимось неважливим, але приємним або дуже значним, але не строковим. Саме її вважають найлютішим ворогом продуктивності. Тільки уявіть: вам потрібно надіслати лист партнеру по бізнесу, але ви сидите в соцмережах і дивіться фото колишньої сусідки. Або вам необхідно терміново домовитися з постачальниками, а ви читаєте статтю про логістики, виправдовуючи себе важливістю самоосвіти. В результаті – робота стоїть, дедлайн насувається, а вас мучить почуття провини за витрачений час.

Але, виявляється, у цієї медалі є й інша сторона: часто прокрастинація приносить вам користь і відкриває двері до успіху. Щоб побачити її плюси, розберемося, чому люди схильні відкладати справи? За даними Дж. Феррарі з Університету Карлтон цілих 20% жителів планети відволікаються на сторонні проблеми, щоб не вирішувати важливі завдання, що стоять перед ними прямо зараз. Погодьтеся, з точки зору еволюції це виглядає дивно: адже кожен живий організм повинен прагнути до власної вигоди і благополуччя. А відкладати нагальні справи вигідно далеко не завжди.

Отже, чому ми прокрастинуємо?

Причина прокрастинації цікавить багатьох. Деякі звинувачують в ній відсутність сили волі і порушення самоконтролю. Інші головною причиною бачать лінь і невміння керувати часом. Насправді, прокрастинація, в першу чергу, є способом уникнути стресу. Тімоті Пичил, автор книги «Не відкладай на завтра» і професор університету Карлтон, говорить про те, що якщо робота викликає страх або занепокоєння, то ви обов’язково знайдете причину відкласти її. Стародавня частина головного мозку воліє відпочивати і віддаватися утіх, нехай навіть в майбутньому це призведе до неприємностей.

На думку психологів прокрастинація також властива людям, ставить миттєве задоволення вище довгострокових цілей. Вони насолоджуються кожним моментом життя, не намагаючись знайти задоволення у вирішенні важливих завдань, а створюючи його на порожньому місці. Наприклад, у спеку йдуть на пляж замість роботи під кондиціонером.

Тімоті Пичил виділяє ще одну причину відкладання справ – це розрив між уявленням про себе сьогоденні і собі майбутньому. Ви існуєте в теперішньому часі і не хочете працювати, а проблеми того завтрашнього хлопця вас поки мало хвилюють. З цим важко сперечатися – дійсно, бажання подивитися новий ролик на ютубі прямо зараз викликає більше емоцій, ніж неоплачені комунальні послуги через місяць.

За великим рахунком, прокрастинація виникає, коли ірраціональний древній мозок перемагає раціональну частину кори півкуль. Ті ж, у кого домінує раціональна зона, стають трудоголіками. І лише рідкісні щасливці, вони живуть в гармонії, вчасно роблячи потрібні справи і продався відпочинку.

Однак саме в стресі наближення до дедлайну ховається еволюційна користь прокрастинації. Подивимося, як жили стародавні люди: коли все спокійно і є їжа, можна спати або малювати наскальні малюнки. Скінчився мамонт чи прийшов ворог? Пора займатися справою: шукати їжу або тікати. У сучасних людей цей рефлекс також спрацьовує. Так, деякі прокрастинаторы здатні в останній момент зібратися і за годину вирішити відразу 20 важливих справ, поплатившись тільки головним болем.

Стрес перед зривом термінів можна назвати першим плюсом відкладання справ. Часто він стає ефективною мотивацією для вирішення завдання. На думку тайм-менеджера Стіва Макклетчи страх дає вам необхідну енергію – саме її не вистачало раніше, коли часу було багато, і ви відволікалися на інші справи. Крім цього, жах перед дедлайном змушує сконцентруватися на роботі, виконати її краще і швидше, ніж в звичайному стані.

Є у прокрастинації і інші переваги. Адже вона не завжди призводить до стресу, а іноді, навпаки, допомагає їх уникнути.

Чим ще корисна прокрастинація?

Вона підвищує креативність. Рекламщик Шугерман у книзі «Мистецтво створення рекламних послань» пропонує наступний спосіб «народження» великих ідей – потрібно трохи подумати над питанням, а потім відкласти справи і зайнятися чим-небудь приємним. Цю методику він називав «інкубаційним процесом», що дозволяє дозріти ідеї. Такий парадокс – відкладання завдання іноді допомагає знайти її краще рішення. Цей факт підтверджує не тільки досвід Шугермана, але і наукові дослідження. Джайи Шин, професор з університету штату Вісконсін, просила людей приходити на дослідження з новими творчими ідеями. Частина з них виклали свої думки відразу після приходу. А друга група спочатку складала пасьянс на комп’ютері – їх задумки були на 28% креативніше.

Дозволяє вирішувати складні проблеми. Психолог Зейгарник ще 100 років тому виявив, що люди пам’ятають про незакінченої задачі, так як вона залишається в підсвідомості. Не під силу знайти вдалий вихід із ситуації? Відверніться, і дайте попрацювати вашому несвідомому.

Підходить для доопрацювання та вдосконалення ідей. Прокрастинація дозволить вам поглянути на ідею свіжим поглядом, побачити її недоліки, непомітні відразу. Цей принцип працює і в глобальному масштабі – у великому бізнесі набагато простіше поліпшити чужу ідею, ніж створити щось нове з нуля. Вчені Пітер Н. Голдер і Джерард Дж. Теллис виявили, що 47 відсотків піонерів ринку провалюються, і лише 11 відсотків нинішніх лідерів ринку були насправді піонерами. Наприклад, Facebook був запущений після Myspace і Friendster, а Google з’явився через кілька років після Altavista і Yahoo. Хороший приклад – компанія Warby Parker, яка займається продажем окулярів через інтернет. Її творці затягнули запуск сайту на 6 місяців, що призвело до проблем з замовниками та інвесторами. Крім цього, вони втратили перевагу бути першими, зате придумали, як допомогти людям позбутися від страху покупки очок через інтернет. У підсумку стартап отримав приголомшливий успіх, а перші клієнти були згодні чекати замовлення 9 місяців. Зараз Warby Parker оцінюється більше, ніж в мільярд доларів і вважається однією з найбільш інноваційних компаній в світі.

Знімає стрес і підвищує продуктивність. Досягнення мети з допомогою роботи без перерв і як можна більше годин в день – відмінний вибір для робота, але не для людини. Професор Ізраїльського технологічного інституту Перець Лаві провів дослідження, присвячене вивченню біоритмів. Він з’ясував, що зміна проміжків робочого часу 90 хвилин і перерв по 20 хвилин майже збігається з природними біоритмами людини і допомагає довго підтримувати пік продуктивності.

Звільняє час для більш важливих справ. Показова історія нобелівського лауреата з економіки Джорджа Акерлофа. Він 8 місяців не міг відправити посилку своєму другові в США, зате за цей час закінчив свої розробки, номіновані на премію. Трапилося змусило Акерлофа задуматися і написати статтю «Прокрастинація і підпорядкування». Саме після неї вивченням феномена відкладання справ зацікавилися інші вчені.

Дозволяє створити щось нове. Наприклад, Хенрік Аастед Соренсен, розробник блокувальника реклами Adblock, написав вихідний код для нього в 2002 році, будучи студентом, в той час як відволікався від підготовки до іспитів.

Допомагає побачити мета – часто прокрастинація стає першим дзвіночком про те, що ви займаєтеся не своєю справою. У цьому разі відкладання справ дозволяє виявити своє справжнє покликання і змінити життя у потрібному напрямку.

Сприяє розробці стратегії на майбутнє. Засновник Amazon.com Джефф Безос залишає два вільних дні в тиждень, щоб дати волю думкам і придумувати нові ідеї. Іноді він просто сидить у мережі, в інші дні присвячує час особистих зустрічей.

Є способом оцінити свої сили і перспективність ідеї. Стів Возняк, один із засновників корпорації Apple, довго відкладав звільнення з постійної роботи. Він продовжував працювати повний робочий день в якості інженера Hewlett-Packard протягом року після винаходу комп’ютера Apple I. Психолог Адам Грант стверджує, що багато успішні люди обмежують себе в заняттях власним бізнесом і поєднують його з іншими справами задля зниження ризику – і така стратегія виявляється на 33% ефективніше.

Прокрастинація вчить знаходити баланс між відпочинком і працею, роботою та особистим життям. Важливо не сплутати хорошу прокрастинацию з негативним відкладанням справ. Іноді прокрастинація викликана страхом успіху, вона змушує відмовлятися від першорядних завдань, що є першим кроком до кардинальних змін у житті. Перехід до великих заробітків і успішність у бізнесі – такий же стрес, як і відсутність грошей, тому ми несвідомо намагаємося її уникнути. Психолог Денис Уэйтли писав: «Прокрастинація – це страх успіху. Люди відкладають справи, тому що бояться успіху, який, як вони вже знають, що буде, якщо вони продовжать рухатися вперед. Оскільки успіх – важка ноша, яка накладає відповідальність, то набагато простіше відкладати свої важливі справи і жити за принципом «Коли-небудь я буду…».

Звичка відкладати справи – явище зі складним характером. Вам доведеться добре розібратися в собі, щоб зрозуміти, який знак — «плюс» або «мінус» у вашій прокрастинації. А якщо ви відкладаєте на потім навіть найважливіші завдання, користуйтеся сервісами для апгрейда самодисципліни.

Інструменти для успішного тайм-менеджменту

Вісім планувальників і кураторів часу:

• RescueTime – програма для відстеження ваших дій за комп’ютером. Також має онлайн-сервіс, який обробляє отримані дані і формує звіти. Він дозволить з’ясувати, на що ви витрачаєте час, і скільки годин марнується. Сервіс безкоштовний, підходить для ПК і мобільних пристроїв (Apple і Android).
• Motivate Clock – безкоштовний сервіс для контролю часу, проведеного за працею і відпочинком. Дозволяє встановити таймер, нагадує про перепочинок.
• Simple Time Track – розширення для Chrome. З ним враховувати час дуже легко: необхідно додати нове завдання та включити таймер. Додаток вважає час роботи, поки ви його не зупините. Пізніше можна повернутися до поставленого завдання і відновити відлік.
• Mind42 – безкоштовний і зручний сервіс, призначений для систематизації даних та ефективного управління робочим процесом. Він заснований на техніці Mind map – візуальної карті-схемі, що містить важливі завдання.
• ManicTime – відстежує вашу роботу не тільки в інтернет-браузері, але і в більшості комп’ютерних програм. Дозволяє зафіксувати в найдрібніших деталях все, чим ви зайняті в робочий час, наприклад, які сторінки ви відкриваєте і скільки часу на них проводите.
• LeaderTask – підходить для ПК і мобільних пристроїв, працює без з’єднання з інтернетом. Дозволяє створювати завдання та керувати ними, планувати зустрічі і справи.
• TimeEdition – безкоштовний сервіс, який показує, скільки часу ви витрачаєте на вирішення однієї задачі або виконання одного проекту. Схожий на секундомір, який зупиняється, як тільки ви припинили роботу. Також ви зможете залишати коментарі до тимчасовим відрізкам і зберігати інформацію.
• Pomodoro Timer – таймер для ПК, що дозволяє встановити 25-хвилинні відрізки для роботи з п’ятихвилинною паузою між ними.

Сім блокувальників сайтів:

• Stay Focused – розширення для Chrome, в ньому можна встановити час, виділений на відвідування відволікаючих ресурсів. В інший час сайти-«хронофаги» будуть недоступні. Якщо такі заходи не допомагають, є радикальний спосіб – заблокувати у період роботи всі сайти, крім дозволених.
• SelfControl – безкоштовний додаток для Mac OS X, в якому ви зможете створити чорний список сайтів, що віднімають дорогоцінний час, а також встановити період їх блокування. Позитивний момент – якщо ви передумаєте, вперте додаток не розблокує сторінки навіть після перезавантаження комп’ютера або власного видалення. Вам доведеться дочекатися кінця блокування.
• Cold Turkey – додаток для Windows, існує безкоштовна версія. Також створює список сайтів для блокування. Якщо вам раптом знадобиться зайти на закритий сайт під час роботи програми, то доведеться перезавантажити ПК.
• LeechBlock – розширення для Mozilla Firefox, дозволяє вказати до 6 наборів сайтів і вибрати для кожного власний час або день блокування.
• Go Fucking Work – додаток для Google, після його установки досить вказати в опціях браузера сайти, відволікають від роботи. Як тільки ви захочете перейти на заборонені сторінки, система перекине вас на сайті програми. А також видасть нецензурне нагадування про повернення до роботи.
• Productivity Owl – додаток інтегрується в браузер. Дозволяє створити два списки сайтів: дозволені з безлімітним відвідуванням і заборонені згодом блокування. Також можна налаштувати вільні години для інтернет-серфінгу без обмежень.
• Anti-Social – версія відомого блокувальника Freedom. Останній повністю забороняє доступ до браузера. А ось Anti-Social не дасть вам зайти тільки на сторінки «пожирачів часу». До їх числа сервіс відносить соціальні мережі та поштові програми.

Сім інструментів для спостереження за прокрастинирующими співробітниками:

• CrocoTime – моніторить, скільки часу співробітники проводять за роботою, а скільки витрачають на відвідування розважальних ресурсів. У підсумку розраховує коефіцієнт ефективності кожного працівника і створює звіт із зазначенням найбільш «шкідливих» сайтів.
• Disciplina.ru система збирає інформацію про використовуваних програмах і програмах, а також контролює час, проведений на робочому місці і фіксуюча переробки. З її звітів стає видна структура робочого дня співробітників, що дозволяє оптимізувати бізнес-процеси.
• Planado.ru – сервіс контролю над виїзними працівниками. Показує їм чіткі інструкції по виконанню роботи і дозволяє створювати фотозвіти, демонструють факт розв’язання задачі. Інтеграція з Яндекс-картами дає можливість відстежувати пересування кожного працівника.
• Pyrus – система, контролює дотримання строків. Дозволяє виявляти працівників, що не укладаються в дедлайн.
• Yaware – враховує робочий час за комп’ютером, аналізує продуктивність працівників, контролює використання різних програм і перегляд сайтів. Дозволяє контролювати виконання персоналом поставлених завдань.
• ОфисМетрика – простий сервіс обліку робочого часу та контролю над відвідуваними інтернет-ресурсами.
• Стахановець – система-шпигун для найбільш пильних наглядачів начальників. Повний контроль над робочим часом працівників, включаючи моніторинг листування і голосових переговорів з різних месенджерів. Мобільний контроль, перехоплення розмов та СМС, трекінг телефонів працівників, а також відео — та аудіозапис кожного кроку.